📊 Báo cáo doanh thu – chi phí quán F&B: Cách đọc số liệu đúng & ra quyết định nhanh

Dành cho: Chủ/quản lý quán cà phê – trà sữa – take-away nhỏ (≤30m²)
Mục tiêu: Biết đọc & phân tích báo cáo doanh thu – chi phí để ra quyết định trong 15 phút/ngày: tăng lợi nhuận, giảm thất thoát, kiểm soát vận hành.

🗂️ Mục lục

• Tư duy đọc số liệu F&B cho quán nhỏ

• 3 loại báo cáo cơ bản cần theo dõi

• Cách tính lợi nhuận thực tế (vượt qua “ảo giác doanh thu”)

• Cách nhận diện chi phí ẩn và thất thoát

• Dashboard mẫu (Google Sheet/POS)

• Quy tắc 15 phút đọc số liệu mỗi ngày

• 5 chỉ số quyết định sống còn (COGS, GP, CLV, Turnover, Refund)

• Checklist & hành động trong tuần

🧭 Tư duy đọc số liệu F&B cho quán nhỏ

Đa phần chủ quán nhìn doanh thu, không nhìn biên lợi nhuận.
Một quán 100 triệu/tháng chưa chắc lời bằng quán 60 triệu quản lý tốt.

Tư duy chuẩn:

“Không đo bằng doanh thu – đo bằng tỷ lệ giữ tiền sau khi trả hết chi phí.”

Vì thế, mỗi báo cáo cần trả lời 3 câu hỏi:

1. Mỗi ly bán ra lời được bao nhiêu?

2. Lợi nhuận có đủ trả chi phí cố định không?

3. Nếu tăng 10% khách, lợi nhuận có tăng tương ứng không?

📑 3 loại báo cáo cơ bản

1️⃣ Báo cáo doanh thu (Sales Report)

Nguồn: POS, sổ tay, app giao hàng.
Chỉ cần 3 cột:

• Ngày

• Doanh thu theo kênh (offline – Grab – ShopeeFood – loyalty)

• Số đơn / khách / trung bình bill

👉 Mục tiêu: theo dõi tốc độ quay vòng khách & giá trị trung bình 1 khách (ATV – Average Ticket Value).

2️⃣ Báo cáo chi phí (Expense Report)

Tách rõ:

• Chi phí biến đổi (Variable): Nguyên liệu (COGS), bao bì, vận chuyển.

• Chi phí cố định (Fixed): Mặt bằng, nhân sự, điện nước, marketing, khấu hao.

Nguyên tắc vàng:

Tổng chi phí (COGS + Fixed) ≤ 75% doanh thu → quán mới có lãi thật.

3️⃣ Báo cáo lợi nhuận (P&L – Profit & Loss)

Kết hợp 2 bảng trên.
Lợi nhuận gộp (Gross Profit):

GP = Doanh thu – COGS
Lợi nhuận ròng (Net Profit):
NP = GP – (Chi phí cố định + Marketing + Khấu hao)

Biên lợi nhuận lý tưởng:

• Trà sữa/take-away: 15–25%

• Cà phê: 20–30%

• Cà phê specialty cao cấp: 30–35%

💡 Cách tính lợi nhuận thực tế (vượt qua “ảo giác doanh thu”)

Ví dụ thực tế:

Nếu COGS vượt 40%, lương >25% → báo động: quán đang “lời ảo”.

🔍 Cách nhận diện chi phí ẩn & thất thoát

1. Nguyên liệu không kiểm định mức: thiếu SOP định lượng → mất 5–8%/tháng.

2. Nhân sự chấm công lỏng lẻo: nghỉ giữa ca, “tăng ca miệng”.

3. POS lệch – tiền mặt: lệch 1–2% mỗi ngày = 1 triệu/tháng.

4. Bao bì, ống hút, topping thừa: mỗi ly dư 1 topping → mất 1–2k/lần.

5. Khuyến mãi không tracking: “mua 1 tặng 1” không có mã → không đo được chi phí thật.

📊 Dashboard mẫu (Google Sheet / POS)

🕒 Quy tắc “15 phút đọc số liệu mỗi ngày”

1. Sáng (7h–9h): xem doanh thu hôm qua → check kênh nào bán tốt.

2. Chiều (16h): xem tồn kho & nguyên liệu chính.

3. Tối (21h): check báo cáo tiền mặt – lệch POS.

Mục tiêu: 15 phút/ngày = nắm 80% sức khỏe tài chính quán.

💎 5 chỉ số sống còn của quán F&B

🧾 Checklist hành động trong tuần

• Đối chiếu POS – sổ tay – tiền mặt cuối ngày

• Cập nhật tồn kho 3 nhóm: trà – sữa – topping

• Xuất báo cáo chi phí hàng tuần, ghi lại 3 khoản bất thường

• Đánh giá KPI: COGS %, Labor %, GP %

• Ra quyết định điều chỉnh giá / combo / định mức

Hướng dẫn mua hàng giá ưu đãi!

Cách 1: Đặt hàng trực tuyến (Chỉ cần bấm Nút Mua Ngay và nhập Tên + Số điện thoại của bạn)

Cách 2: Chat với chúng tôi qua Facebook, Zalo hoặc Chat trực tiếp qua Fanpage này.

Cách 3: Gọi đến số điện thoại  0943 604 159  để được hỗ trợ ngay.

Cách 4: Để lại số điện thoại để chúng tôi gọi lại cho bạn

Cách 5: Để lại bình luận ngay dưới đây.