🌟 Giới thiệu
Không ít chủ quán cafe rơi vào tình cảnh: doanh thu tốt nhưng cuối tháng vẫn lỗ. Nguyên nhân chủ yếu không nằm ở khách hàng, mà nằm ở dòng tiền (cashflow).
👉 Dòng tiền chính là “mạch máu” của quán: nếu không quản lý chặt chẽ, quán nhỏ dễ mất cân đối, phải vay nóng, thậm chí đóng cửa.
Bài viết này chia sẻ bí quyết quản lý dòng tiền quán cafe, giúp chủ quán nhỏ giữ lợi nhuận ổn định và phát triển bền vững.
🔎 Dòng tiền quán cafe gồm những gì?
Một quán cafe, dù lớn hay nhỏ, đều có 2 luồng chính:
-
💵 Dòng tiền vào (Doanh thu):
-
Doanh thu bán hàng trực tiếp (ly cafe, đồ uống).
-
Doanh thu phụ (bánh ngọt, topping, upsell).
-
Doanh thu online (ShopeeFood, GrabFood, Baemin).
-
-
💸 Dòng tiền ra (Chi phí):
-
Chi phí cố định: thuê mặt bằng, điện nước, internet, phần mềm.
-
Chi phí biến đổi: nguyên liệu, nhân sự, bao bì, marketing.
-
Chi phí phát sinh: sửa chữa máy móc, khuyến mãi, thất thoát.
-
👉 Muốn giữ lợi nhuận, chủ quán phải cân bằng 2 luồng này và dự phòng rủi ro.
❌ Sai lầm thường gặp trong quản lý dòng tiền quán cafe
-
Chỉ nhìn vào doanh thu, bỏ qua chi phí ngầm.
→ Ví dụ: cuối tháng mới phát hiện lỗ do tiền khuyến mãi và phí app chiếm quá nhiều. -
Không có báo cáo hằng ngày.
→ Quán chỉ tổng hợp doanh thu cuối tháng, dẫn đến mất kiểm soát từng ngày. -
Dùng chung tiền quán và tiền cá nhân.
→ Lẫn lộn chi tiêu, khó theo dõi lời – lỗ thật. -
Không có quỹ dự phòng.
→ Khi máy móc hỏng hoặc khách giảm bất ngờ → dễ rơi vào khủng hoảng.
📊 Bí quyết quản lý dòng tiền để giữ lợi nhuận ổn định
1️⃣ Tách bạch tài chính quán và cá nhân
-
Mở tài khoản ngân hàng riêng cho quán.
-
Tất cả thu – chi đi qua 1 tài khoản, dễ kiểm soát và báo cáo.
2️⃣ Lập kế hoạch ngân sách hằng tháng
-
Xác định tỷ lệ chi tiêu chuẩn:
-
30% nguyên liệu
-
20% nhân sự
-
20% mặt bằng
-
10% marketing
-
10% dự phòng
-
10% lợi nhuận kỳ vọng
👉 Giúp chủ quán biết rõ mình đang “đốt tiền” ở đâu.
-
3️⃣ Quản lý doanh thu & chi phí hằng ngày
-
Ghi nhận tất cả giao dịch, kể cả ly cafe free cho bạn bè.
-
Sử dụng phần mềm POS (KiotViet, iPOS) để có báo cáo tự động.
4️⃣ Dự báo dòng tiền 3–6 tháng
-
Dựa trên dữ liệu bán hàng, dự đoán lượng khách, chi phí.
-
Ví dụ: mùa hè bán nhiều trà trái cây → cần nhập nguyên liệu nhiều hơn, chuẩn bị vốn xoay vòng.
5️⃣ Quỹ dự phòng ít nhất 2 tháng chi phí
-
Mỗi tháng trích ra 5–10% doanh thu cho quỹ dự phòng.
-
Dùng khi khách giảm đột ngột, dịch bệnh, hoặc thiết bị hỏng.
📈 Case Study: Quán cafe 30m² giữ lãi ổn định nhờ quản lý dòng tiền
-
Doanh thu: 180 triệu/tháng.
-
Ban đầu lỗ 10 triệu vì không kiểm soát chi phí marketing + khuyến mãi.
-
Sau khi áp dụng:
-
Tách riêng quỹ dự phòng.
-
Giảm marketing từ 20% → 10%, tăng chi cho upsell.
-
Sau 6 tháng: Lợi nhuận ròng ổn định ở mức 25–30 triệu/tháng.
-
👉 Bài học: Quản lý dòng tiền không cần phức tạp, chỉ cần tính toán và theo dõi thường xuyên.
📌 Bài học rút ra
-
Doanh thu cao chưa chắc lãi → quan trọng là dòng tiền dương và ổn định.
-
Quán nhỏ cần tách biệt tiền quán và cá nhân.
-
Lập ngân sách & dự phòng rủi ro là chìa khóa để tồn tại lâu dài.
👉 Tải ngay mẫu file quản lý dòng tiền quán cafe (Excel/POS) tại khonguyenlieu.net. Giúp quán nhỏ kiểm soát thu – chi và giữ lợi nhuận ổn định.
Hướng dẫn mua hàng!
Cách 1: Đặt hàng trực tuyến (Chỉ cần bấm Nút Mua Ngay và nhập Tên + Số điện thoại của bạn)
Cách 2: Chat với chúng tôi qua Facebook, Zalo hoặc Chat trực tiếp qua Fanpage này.
Cách 3: Gọi đến số điện thoại 0943 604 159 để được hỗ trợ ngay.
Cách 4: Để lại số điện thoại để chúng tôi gọi lại cho bạn
Cách 5: Để lại bình luận ngay dưới đây.